Privacyverklaring

1. Inleiding

HoevenSolutions respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij met uw gegevens omgaan.

Deze verklaring is van toepassing op alle diensten van HoevenSolutions en het gebruik van onze website hoevensolutions.nl.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

3.1 Websitebezoekers

Bij het bezoeken van onze website verwerken wij:

• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (IP-adres, browsertype, besturingssysteem)

3.2 Contactformulier

Wanneer u ons contactformulier invult, verwerken wij:

• Naam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer (indien opgegeven)
• Bedrijfsgrootte en sector
• Inhoud van uw bericht en geselecteerde uitdagingen

3.3 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij verwerken:

• NAW-gegevens en contactgegevens van contactpersonen
• Facturatiegegevens
• Correspondentie en projectgerelateerde communicatie
• Gegevens die u ons verstrekt ten behoeve van de opdracht (documenten, e-mails, facturen)

4. Verwerkingsdoelen en grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Contactformuliergegevens: 2 jaar na laatste contact
• Klantgegevens: 7 jaar na beeindiging overeenkomst (wettelijke bewaarplicht)
• Facturen en financiele gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Serverlogbestanden: 12 maanden

6. Ontvangers en internationale doorgifte

Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieeen ontvangers:

• Hosting- en infrastructuurproviders
• AI-dienstverleners (voor gegevensverwerking in opdracht)
• Boekhouder en accountant (voor financiele administratie)
• Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht)

Subverwerkers

Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers:

Internationale doorgifte

Sommige van onze subverwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor deze doorgiften zijn passende waarborgen getroffen, waaronder het EU-US Data Privacy Framework en/of Standard Contractual Clauses (SCC's) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Regelmatige back-ups
• Beveiligde ontwikkel- en productieomgevingen
• Geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en onderaannemers

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking: U kunt vragen de verwerking te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: Waar verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@hoevensolutions.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke (functionele) cookies die nodig zijn voor de technische werking van de website. Deze cookies:

• Slaan geen persoonsgegevens op
• Worden niet gebruikt voor tracking of profilering
• Zijn noodzakelijk voor basisfunctionaliteit

Wij maken geen gebruik van analytics-, marketing- of trackingcookies. Daarom is geen cookiebanner of aanvullende toestemming vereist.

10. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via privacy@hoevensolutions.nl. Wij proberen samen met u tot een oplossing te komen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hierover informeren via de website of per e-mail. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.