Privacyverklaring
1. Inleiding
HoevenSolutions respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij met uw gegevens omgaan.
Deze verklaring is van toepassing op alle diensten van HoevenSolutions en het gebruik van onze website hoevensolutions.nl.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
HoevenSolutions
{{STREET_ADDRESS}}
{{POSTAL_CODE}} Amsterdam
Nederland
KvK-nummer: {{KVK_NUMBER}}
BTW-nummer: {{BTW_NUMBER}}
E-mail: privacy@hoevensolutions.nl
Telefoon: +31 6 29 29 66 43
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
3.1 Websitebezoekers
Bij het bezoeken van onze website verwerken wij:
- Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (IP-adres, browsertype, besturingssysteem)
3.2 Contactformulier
Wanneer u ons contactformulier invult, verwerken wij:
- Naam
- E-mailadres
- Bedrijfsnaam
- KvK-nummer (indien opgegeven)
- Bedrijfsgrootte en sector
- Inhoud van uw bericht en geselecteerde uitdagingen
3.3 Klantgegevens
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij verwerken:
- NAW-gegevens en contactgegevens van contactpersonen
- Facturatiegegevens
- Correspondentie en projectgerelateerde communicatie
- Gegevens die u ons verstrekt ten behoeve van de opdracht (documenten, e-mails, facturen)
4. Verwerkingsdoelen en grondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Reageren op uw contactverzoek | Gerechtvaardigd belang / Precontractuele maatregelen |
| Uitvoering van de overeenkomst | Uitvoering overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting |
| Verbetering van onze dienstverlening | Gerechtvaardigd belang |
| Technisch functioneren van de website | Gerechtvaardigd belang |
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
- Contactformuliergegevens: 2 jaar na laatste contact
- Klantgegevens: 7 jaar na beeindiging overeenkomst (wettelijke bewaarplicht)
- Facturen en financiele gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Serverlogbestanden: 12 maanden
6. Ontvangers en internationale doorgifte
Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieeen ontvangers:
- Hosting- en infrastructuurproviders
- AI-dienstverleners (voor gegevensverwerking in opdracht)
- Boekhouder en accountant (voor financiele administratie)
- Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht)
Subverwerkers
Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers:
| Partij | Dienst | Locatie | Waarborgen |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Website hosting en deployment | Verenigde Staten | EU-US Data Privacy Framework |
| OpenAI, LLC | AI-verwerking en tekstextractie | Verenigde Staten | EU-US Data Privacy Framework, Standard Contractual Clauses |
| Formspree | Contactformulier verwerking | Verenigde Staten | Standard Contractual Clauses |
Internationale doorgifte
Sommige van onze subverwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor deze doorgiften zijn passende waarborgen getroffen, waaronder het EU-US Data Privacy Framework en/of Standard Contractual Clauses (SCC's) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
- Toegangsbeperking tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
- Regelmatige back-ups
- Beveiligde ontwikkel- en productieomgevingen
- Geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en onderaannemers
8. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
- Recht op beperking: U kunt vragen de verwerking te beperken.
- Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken: Waar verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@hoevensolutions.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
9. Cookies
Onze website maakt uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke (functionele) cookies die nodig zijn voor de technische werking van de website. Deze cookies:
- Slaan geen persoonsgegevens op
- Worden niet gebruikt voor tracking of profilering
- Zijn noodzakelijk voor basisfunctionaliteit
Wij maken geen gebruik van analytics-, marketing- of trackingcookies. Daarom is geen cookiebanner of aanvullende toestemming vereist.
10. Klachten
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via privacy@hoevensolutions.nl. Wij proberen samen met u tot een oplossing te komen.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hierover informeren via de website of per e-mail. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.
Vragen?
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via privacy@hoevensolutions.nl.