Privacy­verklaring

HoevenSolutions is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via hoevensolutions.nl en in onze dienstverlening worden verwerkt. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden gebruikt.

• Bedrijf: HoevenSolutions
• Contactpersoon: Joël van der Hoeven
• E-mail: joel@hoevensolutions.nl
• Telefoon / WhatsApp: +31 6 29 29 66 43
• Vestigingsadres: Kortezoom 12, 2811 DS Reeuwijk
• KvK-nummer: 99283255

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij Joël van der Hoeven terecht via joel@hoevensolutions.nl.

Wij verzamelen zo min mogelijk. Per situatie staat hieronder welke gegevens het zijn, waarvoor wij ze gebruiken en op welke grondslag uit artikel 6 AVG.

Je neemt contact met ons op

Mail je ons, stuur je een WhatsApp-bericht of benader je ons via LinkedIn, dan verwerken wij je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, je bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht.

Grondslag: voorbereiding op of uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b), en ons gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren en ons contact met klanten bij te houden (artikel 6 lid 1 sub f).

Je vult het formulier op de website in

Via kennismaken vraag je ons om contact. Wij verwerken dan je naam, je e-mailadres, en als je die invult je bedrijfsnaam, je telefoonnummer en je bericht. Wij slaan je aanvraag op in onze eigen database, krijgen er een e-mail van en een korte melding in ons interne kanaal, zodat wij snel kunnen reageren.

Grondslag: voorbereiding op een overeenkomst, omdat jij om contact vraagt (artikel 6 lid 1 sub b).

Je doet de scan op onze website

Met de scan krijg je een rapport over wat automatisering in jouw bedrijf kan opleveren. Daarvoor verwerken wij:

• je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam en KvK-nummer, en wat wij daarbij opvragen uit het openbare Handelsregister van de KVK (adres, branche en omvang);
• je antwoorden en wat je in eigen woorden over je werk vertelt;
• je naam, je e-mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer.

Je vrije tekst en je antwoorden gaan naar een AI-model, dat er vervolgvragen bij stelt en het rapport opstelt; hoe dat zit staat hieronder bij AI. Het rapport sturen wij je per e-mail, met een link naar een eigen pagina. Wie die link heeft, kan het rapport openen; deel hem dus alleen met wie je dat wilt laten zien.

Na je rapport sturen wij je hooguit drie e-mails als vervolg op je scan. Afmelden kan met één klik onder elke e-mail. Kwam je via de link van een partner, dan ziet die partner de naam van je bedrijf en de datum van je scan, zodat wij de doorverwijzing kunnen afhandelen.

Grondslag: voor de scan en het rapport het uitvoeren van wat je bij ons aanvraagt (artikel 6 lid 1 sub b); voor de vervolgmails en de doorverwijzing ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f). Tegen de vervolgmails kun je altijd bezwaar maken door je af te melden.

Je gebruikt de kentekencheck

Vul je op deze website een kenteken in, dan sturen wij je door naar de kentekencheck waar je auto wordt opgezocht. Wij slaan het kenteken hier niet op. Het staat wel in het webadres en komt zo in de technische logbestanden van onze hostingpartij.

Grondslag: het uitvoeren van wat je aanvraagt (artikel 6 lid 1 sub b).

Je hebt een account bij ons

Voor het klantportaal en de andere afgeschermde onderdelen, zoals de omgeving voor partners en medewerkers, verwerken wij je naam, je e-mailadres, een versleutelde weergave van je wachtwoord en de rol die je hebt. Wij zien je wachtwoord zelf nooit; dat wordt gehasht opgeslagen door onze authenticatiedienst. Onderteken je een offerte online, dan bewaren wij je naam en je handtekening bij die offerte. Documenten die wij of jij in het portaal zetten, slaan wij op bij het project.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou of je werkgever (artikel 6 lid 1 sub b).

Je bezoekt onze website

Onze hostingpartij legt technische gegevens vast die bij elk internetbezoek horen: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en je browsertype. Bij een paar functies, zoals het opzoeken van een bedrijf in de scan, gebruiken wij je IP-adres ook kort om misbruik te voorkomen: wie te vaak achter elkaar iets opvraagt, moet even wachten. Wij gebruiken die gegevens alleen om de site draaiend en veilig te houden, niet om je te volgen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging, beschikbaarheid en foutopsporing van de website (artikel 6 lid 1 sub f).

Wat wij niet doen: wij gebruiken geen analytics-software, geen advertentiepixels, geen trackingcookies en geen profilering. Wij kopen geen gegevens in en verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden.

In de scan gebruiken wij een AI-model: Claude van Anthropic. Het stelt vervolgvragen bij wat je in eigen woorden vertelt en schrijft het rapport op basis van je antwoorden. Wij zeggen dat ook op het moment zelf: bij de vragen staat dat ze van AI komen, en onder het rapport dat het met AI is opgesteld. Zo hoort het volgens de Europese AI-verordening.

• Wat er naar het model gaat: je antwoorden, je vrije tekst, je bedrijfsnaam, KvK-nummer en branche, en de naam van de contactpersoon voor wie het rapport is.
• Geen training: volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic mag het je gegevens niet gebruiken om zijn modellen te trainen.
• Geen besluiten: het rapport is een inschatting, geen besluit over jou. Bedragen en besparingen zijn schattingen; in een gesprek lopen wij ze met je na.
• Fouten zijn mogelijk: een AI-model kan zich vergissen. Ga dus niet blind op een uitkomst af en vraag het ons als iets niet klopt.

Bouwen wij voor jouw organisatie systemen met AI, dan staan de afspraken daarover in onze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

Onze website gebruikt alleen wat nodig is om te werken:

• Inlogcookies houden je ingelogd op het klantportaal en de andere afgeschermde onderdelen, en beveiligen je sessie.
• Een scancookie onthoudt welke scan van jou is, zodat je verder kunt waar je was. Hij verloopt een dag na je laatste stap.
• Een tussentijdse kopie van je scan blijft in je eigen browser bewaard, zodat je niets kwijtraakt als je de pagina per ongeluk sluit. Na een dag gebruiken wij die kopie niet meer.

Omdat wij geen tracking-, analyse- of advertentiecookies gebruiken, hoeven wij geen toestemming te vragen en zie je bij ons geen cookiebanner. Wil je de cookies en de opgeslagen gegevens toch weg, dan kun je ze via je browserinstellingen verwijderen. Je wordt dan uitgelogd en een lopende scan begint opnieuw.

Wij schakelen een klein aantal leveranciers in die gegevens namens ons verwerken. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de dienst die zij aan ons leveren.

• Vercel: hosting van de website, met de technische logbestanden.
• Supabase: onze database, het inloggen en de opslag van bestanden.
• Resend: het versturen van e-mail, zoals je rapport, de vervolgmails en onze meldingen.
• Anthropic: het AI-model in de scan.
• Upstash: de korte opslag van IP-adressen tegen misbruik.
• Discord: interne meldingen aan ons team over nieuwe aanvragen, met naam, e-mailadres en bedrijfsnaam.

Bedrijfsgegevens in de scan zoeken wij op in het openbare Handelsregister van de KVK. Kwam je via een partner, dan ziet die partner de naam van je bedrijf en de datum van je scan.

Benader je ons via WhatsApp of LinkedIn, dan verloopt dat bericht over het platform van die partij. Die partijen verwerken je gegevens dan ook voor hun eigen doeleinden, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Daar hebben wij geen invloed op; hun eigen privacyverklaring is daarop van toepassing. Wil je dat vermijden, mail ons dan gewoon.

Verder delen wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit. Welke partijen wij inschakelen als wij gegevens voor klanten verwerken, staat in de verwerkersovereenkomst.

Een deel van onze leveranciers zit in de Verenigde Staten: Vercel, Anthropic, Resend en Discord. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Die doorgifte steunt op het EU-VS Data Privacy Framework, als de leverancier daaronder is gecertificeerd, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met maatregelen zoals versleuteling. Wil je precies weten waar een leverancier staat en waarop de doorgifte is gebaseerd, vraag het ons dan gerust.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

• Contact, aanvragen en scans zonder vervolg: tot twee jaar na het laatste contact, zodat wij de aanleiding nog kunnen terugvinden.
• Klantdossiers en accounts: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot twee jaar daarna.
• Facturen en administratie: zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht.
• IP-adressen tegen misbruik: enkele minuten.
• Technische logbestanden: een beperkte periode, doorgaans niet langer dan enkele maanden.

Vraag je ons eerder om verwijdering, dan doen wij dat, behalve voor de gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:

• al het verkeer met de website loopt versleuteld over HTTPS, afgedwongen via HSTS;
• wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn voor ons niet leesbaar;
• toegang tot afgeschermde onderdelen verloopt via rollen, zodat iemand alleen ziet wat bij zijn of haar rol hoort;
• het aantal mensen met toegang tot klantgegevens houden wij bewust klein.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Laat het ons direct weten via joel@hoevensolutions.nl. Wij pakken meldingen serieus op en melden een datalek waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stilleggen.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Tegen e-mail met een commercieel doel kun je altijd bezwaar maken; afmelden onder de e-mail is genoeg.
• Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Toestemming intrekken — als een verwerking op toestemming berust, mag je die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan wat daarvoor al is verwerkt.

Een verzoek stuur je naar joel@hoevensolutions.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen.

Op deze website nemen wij geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Het rapport uit de scan is een inschatting die je zelf kunt beoordelen; wat er daarna gebeurt, bespreken mensen met je. Aan profilering doen wij niet.

Bouwen wij voor jouw organisatie een systeem dat persoonsgegevens verwerkt, dan leggen wij de afspraken daarover vast in de verwerkersovereenkomst. In dat geval ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever samen op.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert onze dienstverlening of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten daar actief over. Kijk voor de voorwaarden rond onze dienstverlening bij onze algemene voorwaarden.